Komunikaty (dokumenty) standardu EDIFACT umożliwiają przesyłanie informacji niezbędnych do realizacji transakcji handlowych. Komunikaty te można podzielić na trzy grupy:

• komunikaty handlowe (katalog cenowy, zamówienie, faktura), które umożliwiają wymianę informacji pomiędzy sprzedającym i kupującym,
• komunikaty transportowe (zlecenie transportowe, awizo dostawy) używane w celu organizacji dostawy towaru,
• komunikaty finansowe (przelew, informacja o ruchu na koncie) używane do realizowania płatności i informowania o ruchach pieniężnych

Dokumenty dostępne w standardzie EDIFACT można podzielić na następujące grupy:

Dane podstawowe zawierające informacje o firmach i produktach, które są wymieniane pomiędzy partnerami handlowymi, a do których odwołują się inne komunikaty przesyłane pomiędzy nimi.


Transakcje opisujące procesy handlowe pomiędzy współpracującymi firmami. Rozpoczynają się od zamówienia towaru lub usługi, zawierają komunikaty niezbędne dla transportu towarów i kończą transakcję fakturą oraz zleceniem płatniczym za towary lub usługi.


Raporty i planowanie, to komunikaty używane dla informowania partnerów handlowych o aktualnej sytuacji w zakresie posiadanych towarów i planach na przyszłość umożliwiających efektywne planowanie i zarządzanie łańcuchem dostaw.

Komunikat wymieniany jako pierwszy pomiędzy firmami rozpoczynającymi współpracę handlową. Zawiera nazwę firmy oraz dane o lokalizacji, oddziałach, administracji, dane handlowe i finansowe. Komunikat może być wykorzystany do tworzenia centralnego katalogu adresów i podstawowych informacji, dostępnego dla wszystkich zainteresowanych firm. Komunikat umożliwiający kupującemu uzyskanie informacji o towarach i usługach zawartych w katalogu sprzedającego. Komunikat wysyłany przez producenta / dostawcę do swoich odbiorców. Zawiera katalog lub listę produktów dostawcy. Używany również do informowania partnerów o zmianach w liście produktów, cenach i ich dostępności. Katalog umożliwia przesyłanie informacji opisowej, logistycznej, transportowej i finansowej o każdym z produktów. Komunikat może zawierać informacje ogólne identyczne dla wszystkich odbiorców, jak i specyficzne dla każdego z nich, jak np. wynegocjowane ceny. Komunikat może być wykorzystany do tworzenia centralnego katalogu o towarach, dostępnego dla wszystkich zainteresowanych firm. Komunikat podobny do Price/Sales Catalogue (PRICAT), zawierający jedynie dane techniczne i funkcjonale produktu, a nie zawierający żadnych danych handlowych i logistycznych.

Komunikat wysyłany przez kupującego do sprzedawcy z prośbą o warunki sprzedaży. Dokument może zawierać propozycję warunków i terminu płatności oraz określać wielkość zamówienia wraz ze specyfikacją poszczególnych miejsc i terminów odbioru towarów. Komunikat przesyłany od sprzedawcy do kupującego w odpowiedzi na prośbę o ofertę i zawiera wszystkie informacje o warunkach płatności, cenach i warunkach dostawy towarów. Komunikat wysyłany przez kupującego do sprzedawcy w celu zamówienia towarów lub usług wraz z określeniem wielkości, terminu i miejsca dostawy. Może odnosić się do wcześniejszej oferty. Stosowaną praktyką jest składanie codziennych zamówień z ogólną regułą jedna dostawa, jeden termin, jedno miejsce dostawy. Komunikat może być wykorzystany także do przesłania wymagań dotyczących pakowania i etykietowania towarów. Komunikat wysyłany przez sprzedającego do kupującego potwierdzający otrzymanie zamówienia. Komunikat akceptuje całość zamówienia lub służy do przesłania propozycji zmian czy odwołania części ewentualnie całego zamówienia. Komunikat wysyłany przez kupującego do sprzedającego w celu wprowadzenia zmian we wcześniejszym zamówieniu. Kupujący może prosić o zmianę lub rezygnację z jednego lub kilku zamawianych towarów. Komunikat zlecający przygotowanie towaru do transportu, w przypadku gdy znajduje się on w centrum dystrybucji firmy trzeciej. Komunikat jest wysyłany przez sprzedającego lub kupującego w zależności od tego, kto jest odpowiedzialny za transport towaru. Komunikat opisuje sposób przygotowania do transportu i specyfikacje pakowania i oznakowania towaru do transportu. Komunikat używany do specyfikacji transportu towarów dla firmy zewnętrznej (spedytor, przewoźnik, centrum logistyczne). Jest on wysyłany przez sprzedającego lub kupującego w zależności od tego, kto jest odpowiedzialny za transport towaru. Wiadomość wykorzystywana do identyfikacji miejsca i terminu dostawy. Komunikat używany do rezerwacji usług transportowych jeżeli taka rezerwacja jest wymagana. Wiadomość ta jest wysyłana przez firmę (spedytor, przewoźnik) jako odpowiedź na rezerwację usługi transportowej i jest potwierdzeniem sygnalizującym, że rezerwacja jest akceptowana, warunkowo akceptowana lub odrzucona. Komunikat będący zamówieniem usługi transportowej wysyłany przez kupującego lub sprzedającego do dostawcy usług transportowych. Instrukcja może dotyczyć jednej bądź kilku przesyłek odpowiednio opakowanych. Komunikat będący zbiorczą specyfikacją usług transportowych. Jest równoważny wielokrotnemu komunikatowi Transport Instruction. Komunikat pozwalający na uzyskanie informacji o stanie i miejscu, w którym aktualnie znajduje się przesyłka. Komunikat wysyłany przez firmę spedycyjną informujący o przybyciu przesyłki dla odbiorcy i sposobie jej odebrania. Jedna nota przyjazdowa odpowiada jednej dostawie towaru. Komunikat zawierający specyfikację towarów przesyłanych kupującemu. Jeden dokument opisuje jeden ładunek, który może być dostarczony do jednego lub więcej miejsc i możliwia odbierającemu przygotowanie się do obioru towarów. Zastosowanie czytnika do odczytania etykiet z kodem kreskowym umieszczonych na opakowaniach wysyłkowych pozwala na automatyczne sprawdzenie zgodności dostawy z przesyłanym wcześniej Zawiadomieniem o wysyłce (DESADV). Komunikat przesyłany od kupującego do sprzedającego informujący jakie towary odebrał i zaakceptował w ramach jednej dostawy. Komunikat umożliwia sprzedającemu porównanie listy zamawianych i wysłanych towarów z listą towarów odebranych i zaakceptowanych przez kupującego. Może być wykorzystany do przekazania informacji o stratach powstałych w trakcie dostawy oraz wskazania dalszych działań. Komunikat pozwala przygotować sprzedającemu fakturę dla kupującego. Komunikat wysyłany przez sprzedającego do kupującego. Zawiera wezwanie do zapłaty za dostarczony towar lub usługi na uzgodnionych między nimi warunkach. Ten sam dokument, z odpowiednim kwalifikatorem, może być wykorzystywany jako faktura pro-forma lub nota kredytowa/debetowa. Wykorzystanie tego komunikatu może być źródłem istotnych oszczędności w pracach księgowych. Każda faktura podlega zazwyczaj rygorystycznemu sprawdzaniu, jest kopiowana, a następnie wykorzystywana do sporządzenia miesięcznego bilansu. Zastosowanie elektronicznych dokumentów pozwala na zautomatyzowanie tych czynności. Również możliwość popełnienia pomyłki jest praktycznie zredukowana do zera. Komunikat dotyczący kontroli podatkowej może być wysyłany przez dostawcę do klienta streszczając informację podatkową do faktury lub grupy faktur. Generalnie towarzyszy on rzeczywistej fakturze lub grupie faktur. Może być wysłany także do, np. urzędów podatkowych, czy firm audytorskich, w formie zestawień zawierających informacje podatkowe dotyczące danego okresu czasu. "Awizo zapłaty" służy do wymiany informacji o dokonanej płatności między kupującym a sprzedającym. Komunikat może pełnić funkcję noty kredytowej lub debetowej. Każde "awizo zapłaty" dotyczy tylko jednej płatności, a należne kwoty są podawane w jednej walucie. Komunikat ten wysyła kupujący do swojego banku, aby zlecić obciążenie własnego rachunku i zrealizować wyszczególnione płatności na rzecz jednego lub więcej wierzycieli. Wiadomość umożliwiająca transmisję danych dotyczących płatności już wykonanych jak również planowanych na danym koncie w określonym okresie czasu. Komunikat wymieniany pomiędzy partnerami handlowymi lub pomiędzy firmą a jej jednostką nadrzędną, statystyczną lub podatkową. Wiadomość dotycząca dyskusji handlowej na temat przesłanego wcześniej komunikatu INVOIC (faktury, noty kredytowej), która jest zwykle wysyłana przez kupującego, aby poinformować sprzedającego, że pewne elementy faktury nie są poprawne. W szczególności informują o złej cenie, niepoprawnym naliczeniu podatku, ilości towaru, niepoprawnej nazwie towaru, braku dowodu dostawy.
Komunikat wysyłany przez kupującego do dostawcy, mający na celu uzyskanie informacji o stanie realizacji złożonych zamówień (Purchase Order, Cargo/Goods Handling and Movement, Instruction to Despatch). Komunikat używany przez dostawcę w celu poinformowania odbiorcy o stanie realizacji jego zamówienia. Wiadomość może być wysłana jako odpowiedź na pytanie odbiorcy OSTENQ lub jako raport wysyłany w regularnych odstępach czasu ustalonych pomiędzy firmami. Wiadomość używana przez kupującego, aby poinformować dostawcę o konieczności zwrotu towaru (naprawa, uszkodzenie). W przypadku odkrycia problemów z towarem (towar złej jakości, towar otrzymany ale nie zamawiany, upłynął termin ważności towaru, towar nie sprzedany w określonym okresie czasu) po potwierdzeniu dostawy, wiadomość może być użyta do żądania kredytu towarowego lub wymiany towaru na inny wolny od wad. Informacja dla kupującego w jaki sposób zwrócić towary do sprzedawcy. Jest to odpowiedź na wcześniej wysłany komunikat informujący o zamiarze zwrotu towaru. Komunikat od klienta do jego dostawcy zawierający planowane terminy i wielkości dostaw towaru w krótkim lub długim okresie czasu. Umożliwia dostawcy planowanie i gospodarowanie zasobami. Komunikat wysyłany od sprzedawcy do jego dostawcy, siedziby firmy, centrum dystrybucyjnego lub trzeciego podmiotu takiego jak instytut rynku, który umożliwia transmisje danych sprzedaży w celach statystycznych, planowania i analizy rynku. Komunikat wysyłany od sprzedawcy do jego dostawcy, centrali, centrum dystrybucyjnego lub trzeciego podmiotu umożliwiający transmisję danych dotyczących przewidywanej sprzedaży w celach statystycznych, planowania i analizy rynku. Komunikat może być wysyłany przez sprzedawcę do przekazania dostawcy informacji o spodziewanym popycie. Informuje o tym kiedy towary będą potrzebne, a nie, kiedy będą sprzedane. Właściwe wykorzystanie tego komunikatu wymaga posiadania systemu informatycznego kontrolującego zapasy oraz przewidującego przyszły poziom zapotrzebowania. Komunikat pomiędzy podmiotami zainteresowanymi wyszczególnionymi informacjami odnoszącymi się do wykonanego lub planowanego spisu towarów. Wiadomość wysyłana przez bank do klienta, informująca go o obciążeniach jego konta. Informacje mogą dotyczyć jednej lub więcej transakcji finansowych lub handlowych takich jak faktury, noty kredytowe, noty debetowe, opłaty za usługi bankowe. Wiadomość wysyłana przez bank do klienta, informująca go o wpływach na jego koncie. Informacje mogą dotyczyć jednej lub więcej transakcji finansowych lub handlowych takich jak faktury, noty kredytowe, noty debetowe, opłaty za usługi bankowe. Wiadomość wysłana przez bank do klienta informująca go o stanie realizacji zleceń finansowych (przelewy) lub odpowiedzi na wcześniejsze pytania. Komunikat przesyłany przez klienta do jego banku zawierający żądanie wycofania operacji finansowej. Bank, niezależnie od tego czy operacja może być cofnięta, musi na taki komunikat odpowiedzieć za pomocą wiadomości Banking Status. Wiadomość o sytuacji finansowej klienta. Może zawierać informacje o jego kontach, saldach, lokatach, informacje o rachunkach, oprocentowanie, listę operacji realizowanych na rachunkach klienta. Komunikat umożliwiający przesyłanie raportu o produktach lub usługach mierzonych za pomocą licznika (energia, gaz, surowce sypkie ważone przy dostawie). Dokument może mieć funkcje informacyjne lub być podstawą do dokumentów handlowych takich jak faktura. Wiadomość umożliwiająca transmisję rezultatów testów wykonywanych dla sprawdzenia wyodrębnionego produktu wg wymagań. Treść zawiera, lecz nie jest do nich ograniczona limitowana, dane testu i wymiary , informacje statystyczne i metody użyte w teście.